Plongés au cœur d’associations et de collectifs cherchant à collaborer efficacement au quotidien, la question des outils numériques revient sans cesse. Par le présent article, nous tentons de vous offrir une grille de lecture des besoins récurrents des structures collaboratives, afin de vous aider à faire le point sur votre situation propre.

La hiérarchie des besoins

Forts de moult années de tentatives de collaboration électronique, nous nous sommes essayés à imaginer la pyramide de Maslow représentant la hiérarchie des besoins en outils numériques.

La pyramide de Maslow est un modèle qui atteint rapidement ses limites quand on rentre dans le détail, mais qui a l’avantage d’être très synthétique pour une vision d’ensemble. Et de toute façon, comme disait George Box, « tous les modèles sont faux, mais certains sont utiles » ;-)

   /_\    <- Spécialisation              Avec cet ASCII-art en lieu et
  /___\   <- Orchestration                  place d'une image, nous
 /_____\  <- Mutualisation               réduisons l'empreinte carbone
/_______\ <- Communication                    de cet article ;-)

Abraham Maslow indique que la recherche de l’assouvissement des besoins de plus haut niveau passe par l’assouvissement des besoins plus primaires. Et nous pensons que cela est globalement vrai. Détaillons un peu plus chaque étage de cette pyramide pour vous aider à vous situer.

Communication

Nous n’allons pas faire trois cents mots sur ce premier étage concernant la communication. Les concepts de courriel, de messagerie instantanée et de liste de discussion sont assez répandus. Synthétisons tout ça rapidement dans un tableau à double entrée : nombre d’interlocuteurs et délai de réponse.

  Échange en quelques minutes Échange en quelques heures
2 interlocuteurs Message instantanée Courriel
3 interlocuteurs et plus Salon de discussion Liste de diffusion, forum

À vous de considérer maintenant vos besoins et le reste à faire pour satisfaire ce premier niveau d’exigence.

Mutualisation

Maintenant que les bons canaux de communication sont ouverts, il est aisé de discuter des sujets du moment, et de se partager des informations. Seul souci, toutes ces informations vont circuler dans des contenants très éphémères, rapidement obsolètes :

  • le créneau horaire disponible de Sylvie évoqué dans un échange instantané la semaine dernière est finalement occupé par une réunion d’information ;
  • l’adresse électronique de Guy demandée sur la liste de discussion dédiée aux partenariats a changé depuis que son employeur a investi dans un nom de domaine1 ;
  • la dernière version du rapport d’activité est-elle celle envoyée par Saïd mercredi ou celle envoyée par Sylvie jeudi, toutes les deux en réponse à celle de Marjorie ? À moins que ce soit celle de Jean-Michel, qui devait travailler dessus avant de partir en congés. Attendons qu’il revienne…

Vous l’aurez compris, sans référentiel collectif, unique, l’information circule mais sa fraîcheur est toujours à vérifier. De nombreuses données sont pourtant aisées à partager, avec un contrôle très fin de ce qui l’est ou non :

  • calendriers : planifiez vos réunions plus simplement, fluidifiez la réservation de ressources communes comme les salles de réunion ou les véhicules de service…
  • contacts : disposez d’un annuaire de tous les collaborateurs et partenaires, toujours à jour et accessible ;
  • documents : stockez vos fichiers en un lieu unique, où chaque mise à jour sera automatiquement transférée à tous.

Voila l’essentiel des informations de base que nombre d’organisations gagneraient à partager en leur sein. D’autres peuvent avoir du sens chez vous, cette liste n’est pas exhaustive, mais cela nous semble un bon pied à l’étrier !

Orchestration

Vous voilà parés pour la collaboration numérique : tout le monde a son adresse électronique, sa messagerie instantanée, ses calendriers, contacts et documents privés et mutualisés… Bref, ça crée et partage à tout va. Et à plus de deux personnes, c’est à ce moment-là que les choses se compliquent :

  • Sylvie crée un nouveau calendrier pour le dernier véhicule de service acquis. Elle doit alors le partager explicitement à tous les collaborateurs ;
  • Georges rejoint votre organisation. Vous allez devoir lui partager un à un tous les calendriers, carnets d’adresses et vous assurer qu’il a bien accès à tous les documents pertinents pour lui ;
  • Jean-Michel vogue vers de nouveaux horizons professionnels ou associatifs. Vous devez vous assurer de lui retirer l’accès à tous les éléments précédemment partagés…

La notion de structure devient essentielle, avec la capacité de partage non-nominatif qu’elle amène. Je ne partage plus ce document avec Sylvie, Jean-Michel et les 16 autres membres de la structure, je le partage à toute personne de la structure. Vous me direz que, pour le coup, le résultat est le même. En effet, à ceci près que :

  • Sylvie a juste eu à le partager à la structure, pas aux dix-sept autres personnes ;
  • quand Georges sera ajouté à la structure, il aura accès à tout ce qui aura été partagé à la structure, automatiquement ;
  • quand Jean-Michel vous quittera, il sera retiré de la structure et ne pourra plus accéder à ces informations, automatiquement.

Cette notion de structure fait naître un service dont la responsabilité sera de gérer les comptes-utilisateurs et les habilitations associées à chacun. Il fera en sorte que toutes les personnes de la structure aient bien accès à toutes les informations, et seulement elles.

Spécialisation

Ce dernier étage est celui sur lequel nous intervenons habituellement. Une fois les besoins ci-dessus remplis à un niveau d’exigence nécessaire et suffisant pour votre structure, vous vous rendez vite compte que ce qu’il vous faut pour vous faciliter encore le quotidien n’existe pas prêt à l’emploi. Vous ne cherchez plus des outils génériques qui remplissent des fonctions support mais bien des outils spécialisés au cœur de votre activité.

Ces outils sortent donc du périmètre de ce billet. Si vous souhaitez discuter plus en détails de ces questions, n’hésitez pas à nous en parler.

Et ensuite ?

Une fois ce bel exercice d’étude de vos besoins entamé, il va falloir trouver comment les satisfaire. Et c’est justement le sujet du billet suivant !

  1. Vous devriez faire de même, les adresses Orange ou Gmail, ça fait moins sérieux… Et entre 10 et 50 € l’année, c’est un investissement raisonnable.