Ces dernières années ont été consacrées à une réalisation pleine de belles perspectives d’essaimage. Sollicités à l’occasion d’un appel d’offres par l’unité médico-judiciaire des Yvelines (UMJ78), nous avons le plaisir de vous annoncer la libération prochaine du fruit de notre collaboration : FILAÉ.

Du papier-crayon à l’application web

Une idée longuement mûrie…

Depuis de nombreuses années, l’équipe de l’UMJ78 imaginait de meilleures façons de collaborer au sein de leur service, sans pouvoir les mettre en œuvre jusqu’à présent, n’ayant pas trouvé de solution logicielle vraiment adaptée à leurs besoins. Ils ont donc envisagé le développement d’un logiciel :

  1. Spécifique, en parfaite adéquation avec les exigences de leurs activités d’aujourd’hui, et évolutif, pour celles de demain ;
  2. Robuste et performant, capable de gérer les milliers de rendez-vous et dossiers traités au fil des ans ;
  3. Fiable et sûr, eu égard à la criticité des données manipulées, à caractère médical et judiciaire.

À l’époque, leurs modes de fonctionnement reposaient essentiellement sur :

  • Des outils disparates (papier et crayons compris) qui généraient de nombreuses saisies multiples, avec la perte de temps et les risques d’erreur inhérents ;
  • Des données faiblement structurées et difficilement indexables telles que des documents Word ou des tableaux Excel.

Ils souhaitaient un véritable outil de travail les aidant au quotidien à :

  • Coordonner leurs activités, de la prise de rendez-vous à l’envoi et stockage des dossiers ;
  • Parcourir les dossiers et médias à des fins documentaires ou statistiques ;
  • Accueillir de nouvelles personnes dans leur service, rapidement opérationnelles.

Une réalisation en étroite collaboration.

Nous avons ainsi répondu à leur sollicitation, pour les accompagner dans la réalisation de cet outil sur-mesure :

  1. établissement des lignes directrices de l’application cible ;
  2. développement des fonctionnalités prioritaires de ladite application.

Plutôt qu’un logiciel à installer sur tous les postes, nous avons recommandé le développement d’une application Web :

  • Accessible simplement grâce à un navigateur Internet (y compris en situation de mobilité), et toujours à jour sans action de leur part ;
  • Pérenne, puisque indépendante du parc informatique du service, risques d’incompatibilité future extrêmement faible.

Pour bénéficier au plus tôt des apports de la solution logicielle, les méthodes agiles étaient idéales :

  • Incrémentales : ajouter progressivement de nouvelles fonctionnalités dans un logiciel déjà utilisable au quotiden ;
  • Itératives : améliorer ce qui existe pour s’adapter aux éléments nouveaux et aux retours du terrain.

Dans ce contexte non-marchant, nous leur avons proposé enfin de libérer ce logiciel, dans une démarche d’essaimage. Leur enthousiasme à ce sujet a fini de nous convaincre que cette collaboration pourrait être des plus fructueuses… Et elle le fût !

Des débuts prometteurs !

Nous ne nous attarderons pas dans ce billet sur la liste des fonctionnalités développées, une page y est consacrée. Nous souhaitons plutôt revenir sur les grandes lignes de sa réalisation. Nous avons consacré plus de deux ans à ce projet, financièrement amorcé par l’UMJ78, et poursuivi sur nos fonds propres ; une histoire habituelle de forfait sous-estimé, mais passons… Car ce projet en vaut largement la chandelle :

  1. humainement, construisant une relation de pairs à pairs avec nos interlocuteurs des services médicaux et informatiques du centre hospitalier de Versailles ;
  2. philosophiquement, avec la concrétisation potentielle de la démarche d’essaimage que nous promouvons depuis des années ;
  3. sociétalement, pour améliorer l’expérience du service public, pour toutes les parties prenantes : personnel médical, judiciaire, patients… Sans compromis sur la sécurité et la souveraineté des données de santé à caractère personnel.

Nous avons également pu mettre en œuvre tous les bienfaits des méthodes agiles, avec une mise en production rapide des premières fonctionnalités et des déploiements au fil de l’eau des nouveautés, évolutions et corrections. Nous avons également souffert de leur plus gros risque : adapter le périmètre en fonction du retour-terrain sans pour autant se mettre en capacité d’absorber l’impact financier de ces changements. Néophyte en matière de marché public, notre société a failli en subir la plus définitive des conséquences… Mais grâce à cette relation de pairs à pairs avec le CHV, nous avons su trouver de salvateurs compromis.

À ce jour, FILAÉ est utilisé quotidiennement depuis plus de deux ans, fluidifiant la communication entre le personnel médical et judiciaire. Par extension, c’est le parcours de milliers de patients par an qui s’en trouve facilité. Grâce à la libération prochaine de ce logiciel, nous espérons que cela pourra durer encore longtemps !

Encore du chemin à parcourir… Ensemble ?

Ce projet va maintenant être lâché dans la nature. Ce qui lui arrivera dépend en partie de l’effervescence de la communauté que nous tenterons, conjointement, d’amorcer. Le secteur hospitalier se prête tout particulièrement à ce mode de fonctionnement vertueux qu’est l’essaimage. À nous maintenant de susciter l’intérêt des homologues de l’UMJ78 pour mutualiser les énergies disponibles !

Tout seul, on va plus vite. Ensemble, on va plus loin.

Si vous souhaitez en savoir plus, voire contribuer à cette belle aventure, n’hésitez pas à nous contacter .